Покупаете папки для архива и не знаете, какую ширину корешка выбрать? Если взять слишком узкую, документы придётся перекладывать в другую, а слишком широкая займёт лишнее место на стеллаже. В статье разберём, что такое сегрегатор и сколько листов реально вмещают модели 50/55 и 70/75 мм. Также сравним форматы А4 и А3, выясним, какая папка удобнее для хранения, и расскажем, как подготовить регистратор к длительному хранению.
Что такое папка-сегрегатор?
Папка-регистратор, или сегрегатор – это плотная папка для хранения бумажных документов, которые подшивают стопкой. Корпус обычно делают из картона и покрывают полипропиленом или ПВХ. Внутри есть арочный механизм: листы, пробитые дыроколом, надевают на две металлические скобы и прижимают рычагом. Чтобы добавить или достать документ, достаточно поднять рычаг.
На корешке есть кармашек для этикетки, в который вставляют название, номер или год, и отверстие для пальца, за которое удобно доставать папку с полки. Нижний край корешка часто усиливают металлической окантовкой, чтобы картон не протирался, когда папку ставят на стеллаж и вынимают.
Сегрегаторы используют в офисах, бухгалтерии и архивах для договоров, актов, накладных, счетов и переписки. Самые распространённые размеры папок-регистраторов – А4.
Сколько листов вмещает папка-сегрегатор 50/55 и 70/75 мм
От ширины корешка зависит, сколько документов можно положить в папку. В маркировке цифры различаются в зависимости от производителя: одни пишут 50 мм, другие 55, а вместо 70 мм встречается 75. Однако вместимость при этом почти одинакова. Для бумаги плотностью 80 г/м² ориентироваться можно на такие значения:
- 50/55 мм: примерно 350 листов;
- 70/75 мм: примерно 450–500 листов.
Это максимальное количество для обычных листов без файлов. Если документы лежат в файлах, в папку поместится заметно меньше. То же с более плотной бумагой: чем она толще, тем меньше листов войдёт.
Папка-сегрегатор А4 или А3: какой формат выбрать
Формат папки-сегрегатора должен соответствовать размеру документов, которые в ней будут храниться. Поэтому сначала выясните, какие бумаги вы храните чаще всего.
Когда достаточно папки А4
Папка размера А4 подходит для большинства офисных документов: договоров, актов, счетов, накладных, переписки и внутренних приказов. В папке они лежат ровно, не загибаются и не выступают за края. Такую папку также легко разместить на стандартном стеллаже или в шкафу.
Папка А4 занимает меньше места и мало весит. Также к ней подходят все обычные файлы и разделители, которые продаются почти во всех магазинах канцтоваров. Для ежедневной работы офиса этого обычно достаточно.
Когда нужна папка А3
Папка А3 нужна для хранения чертежей, схем, планов помещений, карт, афиш, больших таблиц и графиков. Если их сложить несколько раз и положить в папку А4, на сгибах бумаги образуются заломы. У такого документа портится вид и читать его неудобно.
Папки А3 используют архитекторы, проектные бюро, строительные компании и рекламные агентства. Учитывайте, что папка А3 намного больше и тяжелее, а для хранения нужны широкие стеллажи.
Односторонняя или двусторонняя папка-регистратор: что удобнее для хранения
Односторонняя и двусторонняя папки отличаются покрытием. В односторонней плёнку из полипропилена или ПВХ наклеивают только снаружи, а внутри картон остаётся открытым. В двусторонней плёнка есть и снаружи, и внутри.
Односторонняя папка стоит дешевле, поэтому её берут для документов, которые хранят недолго: текущих отчётов, переписки, проектов на несколько месяцев. Внутренняя сторона картона впитывает влагу и пыль, со временем может расслаиваться.
Для архива лучше двусторонняя папка. В ней картон не контактирует с воздухом, поэтому меньше впитывает влагу, не мнётся на сгибах и дольше сохраняет форму. Также такую папку можно протереть от пыли и грязи.
Если в офисе есть и ежедневные, и архивные документы, можно брать оба варианта.
Как подготовить папку-регистратор 50 или 75 мм к длительному архивному хранению
Документы в архиве могут пролежать несколько лет, поэтому их нужно сразу подготовить так, чтобы они не испортились. Воспользуйтесь такими советами:
- уберите из стопки металлические скрепки и степлерные скобы, потому что они ржавеют и оставляют на бумаге жёлтые пятна;
- разложите документы в хронологическом порядке или по номерам, чтобы нужный лист можно было легко найти;
- пронумеруйте листы карандашом в углу и добавьте сверху опись содержимого;
- на корешке регистратора напишите название, период, номер дела или отдел.
Файлы для архива лучше брать полипропиленовые, ведь тонкие ПВХ-файлы со временем могут прилипнуть к тексту. Не заполняйте папку до краёв: оставляйте 10–15% свободного места, чтобы листы не мялись, а механизм не напрягался.
Храните подготовленные папки в сухом месте без прямого солнечного света. Они должны стоять на полке вертикально, корешками наружу, чтобы были видны надписи. Не ставьте папки рядом с батареями, в подвале или на балконе – они могут испортиться из-за влаги и перепадов температуры.
Частые вопросы о папках-регистраторах
❓ Как меняется вместимость папки, если документы напечатаны на плотной бумаге?
✔️ Чем плотнее бумага, тем толще стопка и тем меньше листов войдёт в папку. Например, листы по 120 г/м² занимают примерно на половину больше места, чем по 80 г/м². Если вы храните плотную бумагу, выбирайте более широкий корешок или оставляйте больше свободного места.
❓ Можно ли хранить папки-регистраторы 70/75 мм вертикально на полке?
✔️ Да, это основной способ хранения. Ставьте папки корешком наружу, чтобы были видны надписи. Заполненная папка 70/75 мм весит около 3 кг, поэтому полка должна быть ровной и прочной. Не складывайте такие папки горизонтально высокими стопками: нижние могут деформироваться.
❓ Нужны ли файлы формата А4+ для папок-регистраторов А4?
✔️ Не обязательно, ведь в папку А4 подойдут и обычные файлы. Файлы А4+ немного больше стандартных, поэтому лист в них ложится свободнее и не выступает за края. Их берут, если в одном файле лежит несколько листов или документ с приложениями.
❓ Как подписать корешок папки, чтобы быстро находить документы в архиве?
✔️ Указывайте на этикетке только самое важное: название документов, период и номер дела или отдел. Пишите коротко и заглавными буквами, чтобы текст можно было прочитать с расстояния. Для всех папок используйте одинаковую схему подписи.
❓ Подходит ли полипропиленовое покрытие для длительного хранения бумажных документов?
✔️ Подходит. Полипропилен не впитывает влагу, его легко протирать от пыли, и он долго сохраняет хороший вид. Чтобы картон под покрытием не портился, лучше брать двустороннюю папку. Не оставляйте папки на солнце и возле батарей, потому что от тепла и света покрытие может деформироваться или выцвести.
