Купуєте папки для архіву й не знаєте, яку ширину корінця вибрати? Якщо взяти замалу, документи доведеться перекладати в іншу, а завелика займе зайве місце на стелажі. У статті розберемо, що таке сегрегатор і скільки аркушів реально вміщують моделі 50/55 та 70/75 мм. Також порівняємо формати А4 і А3, з'ясуємо, яка папка зручніша для зберігання і розкажемо, як підготувати реєстратор до довготривалого зберігання.
Що таке папка-сегрегатор?
Папка-реєстратор, або сегрегатор – це щільна папка для зберігання паперових документів, які підшивають стосом. Корпус зазвичай роблять із картону й покривають поліпропіленом або ПВХ. Усередині є арковий механізм: аркуші, пробиті діркопробивачем, надягають на дві металеві скоби й притискають важелем. Щоб додати чи дістати документ, достатньо підняти важіль.
На корінці є кишенька для етикетки, куди вставляють назву, номер або рік, і отвір для пальця, за який зручно діставати папку з полиці. Нижній край корінця часто підсилюють металевою окантовкою, щоб картон не протирався, коли папку ставлять на стелаж і виймають.
Сегрегатори використовують в офісах, бухгалтерії та архівах для договорів, актів, накладних, рахунків і листування. Найпоширеніші розміри папок-реєстраторів – А4.
Скільки аркушів уміщує папка-сегрегатор 50/55 і 70/75 мм
Від ширини корінця залежить, скільки документів можна покласти в папку. У маркуванні цифри різняться залежно від виробника: одні пишуть 50 мм, інші 55, а замість 70 мм трапляється 75. Проте місткість при цьому майже однакова. Для паперу щільністю 80 г/м² орієнтуватися можна на такі значення:
- 50/55 мм: приблизно 350 аркушів;
- 70/75 мм: приблизно 450–500 аркушів.
Це максимальна кількість для звичайних аркушів без файлів. Якщо документи лежать у файлах, у папку вміститься помітно менше. Те саме з щільнішим папером: чим він товщий, тим менше аркушів увійде.
Папка-сегрегатор А4 чи А3: який формат вибрати
Формат папки-сегрегатора має відповідати розміру документів, які в ній зберігатимуть. Тому спершу з'ясуйте, які папери ви зберігаєте найчастіше.
Коли достатньо папки А4
Папка розміру А4 підходить для більшості офісних документів: договорів, актів, рахунків, накладних, листування та внутрішніх наказів. У папці вони лежать рівно, не загинаються і не виступають за краї. Таку теку також легко розмістити на стандартному стелажі або в шафі.
Папка А4 займає менше місця й мало важить. Також до неї підходять усі звичайні файли та розділювачі, які продаються майже в усіх магазинах канцтоварів. Для щоденної роботи офісу цього зазвичай досить.
Коли потрібна папка А3
Папка А3 потрібна для зберігання креслень, схем, планів приміщень, карт, афіш, великих таблиць та графіків. Якщо їх скласти кілька разів і покласти в папку А4, на згинах паперу утворяться заломи. У такого документа псується вигляд і читати його незручно.
Папки А3 використовують архітектори, проєктні бюро, будівельні компанії та рекламні агенції. Враховуйте, що папка А3 набагато більша й важча, а для зберігання потрібні широкі стелажі.
Одностороння чи двостороння папка-реєстратор: що зручніше для зберігання
Одностороння й двостороння папки відрізняються покриттям. В односторонній плівку з поліпропілену чи ПВХ наклеюють лише ззовні, а всередині картон залишається відкритим. У двосторонній плівка є і зовні, і всередині.
Одностороння папка коштує дешевше, тому її беруть для документів, які зберігають недовго: поточних звітів, листування, проєктів на кілька місяців. Внутрішній бік картону вбирає вологу й пил, з часом може розшаровуватися.
Для архіву краще двостороння папка. У ній картон не контактує з повітрям, тому менше вбирає вологу, не мнеться на згинах і довше зберігає форму. Також таку папку можна протерти від пилу та бруду.
Якщо в офісі є і щоденні, і архівні документи, можна брати обидва варіанти.
Як підготувати папку-реєстратор 50 або 75 мм до довготривалого архівного зберігання
Документи в архіві можуть пролежати кілька років, тому їх потрібно одразу підготувати так, щоб вони не зіпсувалися. Скористайтеся такими порадами:
- приберіть зі стосу металеві скріпки та степлерні скоби, бо вони іржавіють і залишають на папері жовті плями;
- розкладіть документи в хронологічному порядку або за номерами, щоб потрібний аркуш можна було легко знайти;
- пронумеруйте аркуші олівцем у кутку й додайте зверху опис вмісту;
- на корінці реєстратора напишіть назву, період, номер справи або відділ.
Файли для архіву краще брати поліпропіленові, адже тонкі ПВХ-файли з часом можуть прилипнути до тексту. Не заповнюйте папку до краю: залишайте 10–15% вільного місця, щоб аркуші не зминалися, а механізм не напружувався.
Зберігайте підготовлені папки у сухому місці без прямого сонячного світла. Вони мають стояти на полиці вертикально, корінцями назовні, щоб було видно написи. Не ставте папки поруч із батареями, в підвалі чи на балконі – вони можуть зіпсуватися через вологу й перепади температури.
Часті питання про папки-реєстратори
❓ Як змінюється місткість папки, якщо документи надруковані на щільному папері?
✔️ Чим щільніший папір, тим товщий стос і тим менше аркушів увійде в папку. Наприклад, аркуші по 120 г/м² займають приблизно на половину більше місця, ніж по 80 г/м². Якщо ви зберігаєте щільний папір, вибирайте ширший корінець або залишайте більше вільного місця.
❓ Чи можна зберігати папки-реєстратори 70/75 мм вертикально на полиці?
✔️ Так, це основний спосіб зберігання. Ставте папки корінцем назовні, щоб було видно написи. Заповнена папка 70/75 мм важить близько 3 кг, тож полиця має бути рівною й міцною. Не складайте такі папки горизонтально високими стосами: нижні можуть деформуватися.
❓ Чи потрібні файли формату А4+ для папок-реєстраторів А4?
✔️ Не обов'язково, адже в папку А4 підійдуть і звичайні файли. Файли А4+ трохи більші за стандартні, тому аркуш у них лягає вільніше й не вилазить за краї. Їх беруть, якщо в одному файлі лежить кілька аркушів або документ із додатками.
❓ Як підписати корінець папки, щоб швидко знаходити документи в архіві?
✔️ Вказуйте на етикетці лише найважливіше: назву документів, період і номер справи або відділ. Пишіть коротко й великими літерами, щоб текст можна було прочитати з відстані. Для всіх папок використовуйте однакову схему підпису.
❓ Чи підходить поліпропіленове покриття для тривалого зберігання паперових документів?
✔️ Підходить. Поліпропілен не вбирає вологу, його легко протирати від пилу, і він довго зберігає гарний вигляд. Щоб картон під покриттям не псувався, краще брати двосторонню папку. Не залишайте папки на сонці та біля батарей, бо від тепла й світла покриття може деформуватися чи вицвісти.
